Le Groupe Minto

Appartements Minto

Fiducie de placement immobilier (FPI)

Appartements Minto Fiducie de placement immobilier (FPI)

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La fiducie de placement immobilier Appartements Minto incluant chacune de ses filiales (« FPI Appartements Minto ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle détient sur ses locataires, acheteurs, locataires/acheteurs potentiels, visiteurs de son site Web et autres personnes dont les renseignements personnels peuvent être recueillis par FPI Appartements Minto.

Afin de respecter les normes appropriées en matière de gestion des renseignements personnels, FPI Appartements Minto s’engage à respecter les obligations légales fondées sur les dix principes suivants, tels que décrits dans la norme nationale intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) et qui sont conformes aux lois provinciales et fédérales :

Responsabilité
Détermination des fins de la collecte des renseignements
Consentement
Limitation de la collecte
Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Exactitude
Mesures de sécurité
Transparence
Accès aux renseignements personnels
Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

La présente politique pourrait être modifiée en raison de changements dans les pratiques organisationnelles ou dans les exigences légales et réglementaires. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site Web pour prendre connaissance des mises à jour de la présente politique.

Définition des informations personnelles

On entend par « renseignements personnels » toute information concernant une personne identifiable, autre que les coordonnées professionnelles d’une personne utilisées pour communiquer avec elle dans le cadre de son activité, de son emploi ou de sa profession. Ainsi, les renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, vos numéros de cartes de crédit ou d’autres informations financières, vos heures de disponibilité, votre emploi du temps, vos préférences personnelles, le nombre de membres de votre famille, les informations concernant votre revenu, les informations concernant votre emploi, vos opinions, vos habitudes d’achat et d’autres données démographiques qui aident FPI Appartements Minto à répondre à vos besoins spécifiques.

Les renseignements personnels ne comprennent pas les informations anonymes ou agrégées qui ne peuvent pas mener jusqu’à vous personnellement. Par exemple, nous pouvons utiliser des données agrégées pour améliorer la qualité et l’efficacité de nos produits et services, et pour renforcer nos activités de marketing.

Principe 1 : Responsabilité

FPI Appartements Minto accepte d’être responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion. À cette fin, nous avons établi des procédures internes pour nous conformer à la présente politique et avons désigné un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect des principes énoncés ci-dessous.

1.1 Le responsable de la protection de la vie privée pour FPI Appartements Minto est chargé de veiller au respect des dispositions de la présente politique. Le responsable de la protection de la vie privée peut déléguer des responsabilités à un ou plusieurs employés pour agir en son nom.

1.2 FPI Appartements Minto est responsable des renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde et fournira un degré comparable de protection aux renseignements personnels que FPI Appartements Minto confie à une tierce partie à des fins de traitement.

1.3 Pour donner effet aux principes de protection de la vie privée, outre l’élaboration de la présente politique, FPI Appartements Minto a entrepris les actions suivantes :

la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels ;
la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite, et gérer les atteintes à la vie privée ; et
la formation du personnel de FPI Appartements Minto à la protection de la vie privée en mettant l’accent sur les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements

FPI Appartements Minto recueille des renseignements personnels à des fins précises et détermine ces fins avant ou au moment de la collecte de ces renseignements.

2.1 Les renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes :

Connaître les besoins des personnes et répondre aux demandes d’informations sur les produits ou les services ;
Vérifier l’identité d’une personne ;
Conclure une transaction commerciale telle qu’un bail pour une propriété, la location d’un appartement ou l’achat ou la vente d’une propriété ;
Fournir des services appropriés après la conclusion d’une transaction, comme des réparations, l’entretien ou la correction de défauts, la garantie et la prestation de services de télécommunications, de services publics et autres services similaires ;
Établir des relations, accompagner les clients ainsi que communiquer les mises à jour de projets de FPI Appartements Minto, l’évolution des services ou d’autres actualités de la part de FPI Appartements Minto ;
Mener des enquêtes de satisfaction auprès des clients ;
Faciliter le financement ou l’approbation d’une demande, ou traiter des transactions financières ;
Fournir des services de sûreté et de sécurité ; et
Satisfaire aux obligations légales ou réglementaires imposées de temps à autre à FPI Appartements Minto.

2.2 Sauf si la loi le permet ou l’exige, FPI Appartements Minto doit faire des efforts raisonnables afin de recueillir et d’utiliser uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins mentionnées à l’article 2.1.

2.3 Sur demande, les représentants de FPI Appartements Minto qui recueillent des renseignements personnels doivent préciser les fins auxquelles ces renseignements seront utilisés ou diriger la personne vers un autre représentant de FPI Appartements Minto qui peut préciser ces fins.

Principe 3 : Consentement

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

3.1 Sauf autorisation ou obligation légale contraire, FPI Appartements Minto ne doit pas utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles précisées à l’article 2.1 sans avoir au préalable déterminé la nature et documenté la nouvelle fin et obtenu le consentement explicite de la personne concernée.

3.2 Le consentement peut être obtenu en personne, par téléphone, par courrier postal ou par Internet. Le consentement n’est implicite ou présumé que si la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels est évidente en raison des actions ou de l’inaction de la personne, et si les renseignements personnels sont de nature et de contexte non sensibles.

3.3 FPI Appartements Minto ne peut pas — pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service — exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

3.4 En fournissant des renseignements personnels à FPI Appartements Minto, vous acceptez la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à FPI Appartements Minto.

3.5 Si vous fournissez à FPI Appartements Minto ou à ses prestataires de services des renseignements personnels concernant une autre personne, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette personne pour nous permettre de collecter, d’utiliser et de communiquer ces renseignements aux fins indiquées dans la présente politique.

3.6 Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Par exemple, vous avez toujours la possibilité de refuser de recevoir des messages électroniques promotionnels de la part de FPI Appartements Minto en utilisant le lien de « désinscription » disponible. FPI Appartements Minto informera le client des conséquences d’un retrait de consentement qui pourrait limiter son accès à des informations, des produits ou des services.

Principe 4 : Limitation de la collecte

FPI Appartements Minto ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements personnels sont recueillis de façon honnête et licite.

4.1 Chaque service ou unité commerciale de FPI Appartements Minto doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

4.2 Dans la plupart des cas, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée, par exemple par le biais de demandes d’emploi ou de documents justificatifs fournis par la personne.

4.3 Uniquement avec l’autorisation de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige, FPI Appartements Minto peut également recueillir des renseignements personnels auprès de références, d’institutions financières, d’agences d’évaluation du crédit ou d’autres tiers.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

FPI Appartements Minto n’utilise ni ne communique les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis (comme indiqué à l’article 2.1), à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. FPI Appartements Minto ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou comme l’exige la loi.

5.1 Dans certaines circonstances, une communication sans consentement est justifiée ou permise, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire ou d’une demande de la part d’un organisme chargé de l’application de la loi ou d’autres autorités gouvernementales, ou lorsque FPI Appartements Minto croit, pour des motifs raisonnables, que la communication est nécessaire pour protéger les droits ou la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable.

5.2 Notez également que vos informations peuvent être communiquées à des fournisseurs de services qui nous aident à établir ou maintenir notre relation avec vous. Ces organisations, telles que les fournisseurs de services de télécommunications et de services publics, les institutions bancaires et les agences de crédit, ainsi que les commerçants, les entrepreneurs et les fournisseurs de garanties qui exercent diverses fonctions dans le cadre d’une prestation de service, s’engagent à protéger vos renseignements personnels.

5.3 Notez que vos renseignements personnels peuvent être transférés dans un territoire étranger pour y être traités ou stockés par FPI Appartements Minto ou ses fournisseurs de services, y compris des sociétés d’hébergement de données. Ces renseignements peuvent être fournis aux organismes chargés de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de ce territoire, sur demande, afin de se conformer aux lois du territoire en question.

5.4 FPI Appartements Minto ne vend pas et ne vendra jamais de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.

5.5 Les renseignements personnels peuvent être partagés entre les entités qui composent FPI Appartements Minto à des fins de vérification interne, de gestion, de facturation, de promotion ou d’administration, y compris pour défendre et intenter des actions en justice.

5.6 FPI Appartements Minto ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il le juge nécessaire pour atteindre les fins déterminées à l’article 2.1 ou aussi longtemps que la loi l’exige. FPI Appartements Minto a établi des échéanciers en matière de conservation de renseignements. Le personnel doit respecter ces échéanciers et FPI Appartements Minto les révise périodiquement selon ses besoins. La durée de conservation peut s’étendre au-delà de votre relation avec nous.

5.7 Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins précisées ou dont la conservation n’est plus requise par la loi seront détruits en toute sécurité, effacés ou rendus anonymes.

Principe 6 : Exactitude

FPI Appartements Minto fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 FPI Appartements Minto compte sur les personnes qui lui fournissent leurs renseignements personnels pour en assurer l’exactitude et leur caractère complet.

6.2 FPI Appartements Minto a établi des procédures internes pour préserver l’intégrité des renseignements personnels reçus par les personnes conformément à des normes commerciales raisonnables.

6.3 FPI Appartements Minto mettra à jour les renseignements personnels des clients lorsque cela s’avérera nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou sur notification de la personne.

Principe 7 : Mesures de sécurité

FPI Appartements Minto protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.1 Grâce à des mesures de sécurité appropriées, FPI Appartements Minto protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisés de ces renseignements.

7.2 Les mesures de protection comprennent des moyens matériels, organisationnels et techniques, y compris, mais sans s’y limiter :

l’accès aux locaux avec carte de sécurité ;
la restriction de l’accès des employés aux dossiers selon le principe du « besoin d’en connaître » ;
l’engagement en matière de confidentialité de la part de tous les employés ;
le verrouillage des renseignements personnels si nécessaire, de sorte qu’ils ne soient pas laissés sans surveillance à la vue de tous ;
des pares-feux, des logiciels de détection de logiciels malveillants, des mots de passe solides et des solutions logicielles pour la sécurité technique (notamment en veillant à ce que les renseignements ne soient recueillis sur les sites Web de FPI Appartements Minto que cryptés à 128 bits suivant le protocole SSL (Secure Socket Layer) ; et
des révisions périodiques des initiatives de conformité en matière de protection de la vie privée.

7.3 Tous les employés de FPI Appartements Minto ayant accès à des renseignements personnels sont tenus, comme condition d’emploi, de protéger les renseignements personnels qu’ils consultent ou qu’ils traitent. Les employés signent des accords de confidentialité et doivent suivre une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée.

Principe 8 : Transparence

FPI Appartements Minto met à la disposition des personnes qui en font la demande des informations précises sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

8.1 Ces informations comprennent :

le nom, la fonction et l’adresse du responsable de la protection de la vie privée à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être acheminées ;
une description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède FPI Appartements Minto ;
une description du genre de renseignements personnels que possède FPI Appartements Minto, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés et de la façon dont ils sont communiqués ; et
une copie de la présente politique ou d’autres renseignements qui expliquent les pratiques de FPI Appartements Minto en matière de traitement des renseignements.

8.2. FPI Appartements Minto met à disposition, sur demande, des informations pour aider les personnes à exercer des choix concernant l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le personnel de FPI Appartements Minto est en mesure de répondre aux demandes de renseignements concernant ses pratiques en matière de traitement des renseignements, et de faire suivre de manière appropriée au responsable de la protection de la vie privée de FPI Appartements Minto les questions sans réponse ou les plaintes relatives à la protection de la vie privée.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

FPI Appartements Minto informe toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concerne, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permet de les consulter. Il est également possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 FPI Appartements Minto donnera à toute personne qui en fait la demande écrite une possibilité raisonnable d’examiner ses renseignements personnels tels qu’ils apparaissent dans les dossiers de FPI Appartements Minto, que ce soit sous forme électronique ou sur papier. La demande écrite doit être suffisamment détaillée pour permettre à FPI Appartements Minto de localiser adéquatement et efficacement les documents demandés.

9.2. FPI Appartements Minto fournira à toute personne qui en fait la demande un compte rendu de l’usage qui a été fait de ses renseignements personnels et, dans la mesure du possible, indiquera la source des renseignements.

9.3 Afin de protéger et de prévenir l’accès frauduleux aux renseignements personnels, nous pouvons prendre des mesures permettant de vérifier l’identité d’une personne, ou de son représentant légalement autorisé, avant de lui accorder l’accès à son dossier.

9.4 FPI Appartements Minto répondra aux demandes d’accès dans un délai convenable et conformément aux délais prescrits par la législation pertinente.

9.5 Les personnes bénéficieront de toute l’assistance nécessaire pour accéder à leurs renseignements personnels ou pour les rendre compréhensibles, y compris pour clarifier les renseignements personnels qu’elles reçoivent en réponse à leur demande d’accès.

9.6 En fonction de la quantité de renseignements demandés, des frais minimes peuvent être facturés pour couvrir les coûts associés à la demande. FPI Appartements Minto informera la personne de ces frais avant de répondre à sa demande d’accès.

9.7 FPI Appartements Minto doit rapidement corriger ou apporter les modifications nécessaires aux renseignements personnels dont la personne, ou son représentant légalement autorisé, a démontré avec succès qu’ils étaient inexacts ou incomplets. Toute contestation quant à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements doit être notée dans le dossier de la personne. Le cas échéant, FPI Appartements Minto transmettra aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question, tout renseignement modifié ou toute information concernant une contestation non réglée.

9.8 Le droit d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels ou de les corriger est soumis aux restrictions légales applicables. Si FPI Appartements Minto n’a pas la garde des renseignements personnels demandés ou doit refuser de fournir à une personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons légales, réglementaires ou autres, une explication lui sera fournie si autorisée.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne peut se plaindre du non-respect par FPI Appartements Minto des principes énoncés dans la présente politique de protection de la vie privée en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée.

10.1 FPI Appartements Minto a mis en place des procédures pour recevoir, examiner, répondre et donner suite aux plaintes et aux demandes de renseignement concernant sa politique et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.

10.2 À la suite d’une plainte, le responsable de la protection de la vie privée informera la personne plaignante de ce qui suit

les résultats de l’enquête concernant la plainte ; et
toute mesure corrective appropriée que FPI Appartements Minto appliquera pour répondre à la plainte, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et de ses procédures.

10.3 Il convient de noter que FPI Appartements Minto est situé au Canada, pays pour lequel la Commission européenne a rendu une décision positive d’adéquation. Les renseignements personnels concernant un résident de l’UE peuvent être stockés sur un serveur de FPI Appartements Minto à condition que FPI Appartements Minto se conforme au règlement général sur la protection des données (UE 2016/679). En tant que responsable de traitement de données, FPI Appartements Minto a pris les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD.

Pratiques sur le Web

Suivi de l’utilisation

Nos sites Web peuvent enregistrer automatiquement certaines informations générales sur votre visite afin que FPI Appartements Minto puisse procéder à une analyse statistique du Web à l’aide de Google Analytics et d’autres services d’analyse du Web. Nous voulons nous assurer que nos sites sont utiles aux visiteurs et que notre publicité est ciblée de manière responsable, de sorte que les personnes reçoivent des informations correspondant à leurs besoins et à leurs intérêts. Les informations recueillies auprès des utilisateurs peuvent inclure :

le domaine Internet de votre fournisseur de services Internet, comme « compagnie.com » ou « service.ca » et l’adresse IP de l’ordinateur que vous utilisez pour accéder au site Web de FPI Appartements Minto ;
le type de navigateur que vous utilisez, comme Internet Explorer, Firefox ou Chrome ;
le type d’appareil utilisé pour accéder à nos sites Web ;
le type de système d’exploitation que vous utilisez, tel que Windows ou Macintosh ;
la date et l’heure de votre visite sur notre site, les pages de notre site que vous avez visitées et l’adresse du site Web précédent que vous avez consulté si vous avez accédé à notre site à partir d’un autre site Web ; et
la tranche d’âge, le sexe et les intérêts tels que déterminés par les indicateurs démographiques et d’intérêt générés par l’analyse d’audience.

En aucun cas, nous ne tentons de vous identifier personnellement en fonction de votre visite sur notre site. Si vous le souhaitez, vous pouvez refuser d’être suivi par un service d’analyse d’audience en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou, dans le cas de l’utilisation de Google Analytics par FPI Appartements Minto, en obtenant le module complémentaire Google Analytics Opt-Out pour votre navigateur.

Les données recueillies à des fins d’analyse d’audience peuvent être traitées dans tout pays où l’organisme d’analyse d’audience utilisé par FPI Appartements Minto exploite des serveurs, et peuvent être soumises à la législation en vigueur dans ce pays.

Témoins

Nous utilisons également des « témoins » (cookies) qui nous permettent de savoir que vous avez déjà consulté notre site et qui peuvent nous aider à adapter les informations à vos préférences personnelles. Un témoin est un petit fichier texte placé sur votre disque dur par un serveur de page Web. Le but est de vous faire économiser du temps lors de votre prochaine visite, de vous offrir une visite plus constructive et de mesurer l’activité du site Web. Les témoins ne révèlent pas votre identité. Toutefois, de nombreux navigateurs vous permettent de désactiver la collecte de témoins si vous le souhaitez, ou vous informent lorsqu’un témoin est stocké sur votre disque dur. Consultez notre avis sur le numérique et les témoins (cookies) en ligne ici.

Publicité ciblée :

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AUTRES NOTES IMPORTANTES CONCERNANT NOS PRATIQUES SUR LE WEB

LIENS EXTERNES

FPI Appartements Minto propose des liens vers d’autres sites Web qui, selon nous, peuvent vous intéresser. Nous ne sommes pas responsables des pratiques exercées par ces autres sites en matière de protection de la vie privée. Nous vous invitons à lire les déclarations de confidentialité de chaque site Web qui vous demande des renseignements personnels.

MÉDIAS SOCIAUX TIERS

Les médias sociaux utilisés par FPI Appartements Minto servent d’extension à sa présence sur Internet. Les comptes sur les médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés sur les serveurs de FPI Appartements Minto. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec FPI Appartements Minto par le biais des médias sociaux doivent lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces fournisseurs de services tiers et celles de toute application utilisée pour y accéder.

Nous pouvons vous offrir la possibilité d’interagir avec notre contenu par l’intermédiaire de sites Web et d’applications de réseaux sociaux tiers. Lorsque vous interagissez avec notre contenu de cette manière, vous pouvez nous autoriser à accéder à certaines informations associées à votre compte de média social (par exemple, votre nom, nom d’utilisateur, adresse électronique, photo) pour obtenir le contenu ou dans le cadre des activités du site Web ou de l’application. Nous pouvons utiliser ces informations pour confirmer votre identité et personnaliser votre expérience.

NOTE SPÉCIALE POUR LES PARENTS

FPI Appartements Minto prend au sérieux ses obligations dans le cadre du Children’s Online Privacy Protection Act en ce qui concerne la collecte de renseignements personnels auprès de personnes de moins de treize (13) ans. Les sites Web de FPI Appartements Minto ne sont pas destinés aux enfants et nous demandons aux enfants de moins de 13 ans de ne pas donner de renseignements personnels par l’intermédiaire de nos sites.

SÉCURITÉ

Aucune méthode de transmission ou de stockage des données n’est sûre à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez par l’intermédiaire des sites Web de FPI Appartements Minto ou en relation avec ces sites. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous pensez que la sécurité de tout compte que vous pourriez avoir chez nous a été compromise), vous devez immédiatement nous informer du problème afin que nous puissions le résoudre rapidement. N’oubliez pas que le courrier électronique n’est pas une forme de communication sécurisée ; ne nous envoyez donc jamais de renseignements personnels à caractère sensible par courrier électronique.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée :

Si vous avez des questions sur cette politique ou sur les pratiques de FPI Appartements Minto en matière de protection de la vie privée, ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée :

Responsable de la protection de la vie privée

FPI Appartements Minto

200-180 rue Kent

Ottawa, ON, Canada

K1P 0B6

vie_privee@FPIappartementsminto.com

* NOTE : Nous ne pouvons pas garantir la sécurité des communications par courrier électronique sur Internet.

RÉVISIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Les révisions entreront en vigueur dès leur publication sur les sites Web de Minto.

LE GROUPE MINTO - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ - CANADA

Dernière modification : 28 juin 2021

Cher client,

Chère cliente,

Le Groupe Minto (« Minto ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’il détient sur ses locataires, acheteurs, locataires/acheteurs potentiels, visiteurs de son site Web et autres personnes dont les renseignements personnels peuvent être recueillis par Minto.

Afin de respecter les normes appropriées en matière de gestion des renseignements personnels, Minto s’engage à respecter les obligations légales fondées sur les dix principes suivants, tels que décrits dans la norme nationale intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) et qui sont conformes aux lois provinciales et fédérales :

Responsabilité
Détermination des fins de la collecte des renseignements
Consentement
Limitation de la collecte
Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Exactitude
Mesures de sécurité
Transparence
Accès aux renseignements personnels
Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Définition des informations personnelles

Principe 1 : Responsabilité

Minto accepte d’être responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion. À cette fin, nous avons établi des procédures internes pour nous conformer à la présente politique et avons désigné un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect des principes énoncés ci-dessous.

1.1 Le responsable de la protection de la vie privée de Minto est chargé de veiller au respect des dispositions de la présente politique. Le responsable de la protection de la vie privée peut déléguer des responsabilités à un ou plusieurs employés pour agir en son nom.

1.2 Minto est responsable des renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde et fournira un degré comparable de protection aux renseignements personnels que Minto confie à une tierce partie à des fins de traitement.

1.3 Pour donner effet aux principes de protection de la vie privée, outre l’élaboration de la présente politique, Minto a entrepris les actions suivantes :

la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels ;
la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite, et gérer les atteintes à la vie privée ; et
la formation du personnel de Minto à la protection de la vie privée en mettant l’accent sur les responsabilités en matière de protection des renseignements personnels.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements

Minto recueille des renseignements personnels à des fins précises et détermine ces fins avant ou au moment de la collecte de ces renseignements.

2.1 Les renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes :

Connaître les besoins des personnes et répondre aux demandes d’informations sur les produits ou les services ;
Vérifier l’identité d’une personne ;
Conclure une transaction commerciale telle qu’un bail pour une propriété, la location d’un appartement ou l’achat ou la vente d’une propriété ;
Fournir des services appropriés après la conclusion d’une transaction, comme des réparations, l’entretien ou la correction de défauts, la garantie et la prestation de services de télécommunications, de services publics et autres services similaires ;
Établir des relations, accompagner les clients ainsi que communiquer les mises à jour de projets de Minto, l’évolution des services ou d’autres actualités de la part de Minto ;
Mener des enquêtes de satisfaction auprès des clients ;
Faciliter le financement ou l’approbation d’une demande, ou traiter des transactions financières ;
Fournir des services de sûreté et de sécurité ; et
Satisfaire aux obligations légales ou réglementaires imposées de temps à autre à Minto.

2.2 Sauf si la loi le permet ou l’exige, Minto doit faire des efforts raisonnables afin de recueillir et d’utiliser uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins mentionnées à l’article 2.1.

2.3 Sur demande, les représentants de Minto qui recueillent des renseignements personnels doivent préciser les fins auxquelles ces renseignements seront utilisés ou diriger la personne vers un autre représentant de Minto qui peut préciser ces fins.

CLIQUEZ ICI pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de sites Web.

Principe 3 : Consentement

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

3.1 Sauf autorisation ou obligation légale contraire, Minto ne doit pas utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins autres que celles précisées à l’article 2.1 sans avoir au préalable déterminé la nature et documenté la nouvelle fin et obtenu le consentement explicite de la personne concernée.

3.3 Minto ne peut pas — pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service — exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

3.4 En fournissant des renseignements personnels à Minto, vous acceptez la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à Minto.

3.5 Si vous fournissez à Minto ou à ses prestataires de services des renseignements personnels concernant une autre personne, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette personne pour nous permettre de collecter, d’utiliser et de communiquer ces renseignements aux fins indiquées dans la présente politique.

3.6 Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Par exemple, vous avez toujours la possibilité de refuser de recevoir des messages électroniques promotionnels de la part de Minto en utilisant le lien de « désinscription » disponible. Minto informera le client des conséquences d’un retrait de consentement qui pourrait limiter son accès à des informations, des produits ou des services.

Principe 4 : Limitation de la collecte

Minto ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements personnels sont recueillis de façon honnête et licite.

4.1 Chaque service ou unité commerciale de Minto doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

4.3 Uniquement avec l’autorisation de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige, Minto peut également recueillir des renseignements personnels auprès de références, d’institutions financières, d’agences d’évaluation du crédit ou d’autres tiers.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Minto n’utilise ni ne communique les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis (comme indiqué à l’article 2.1), à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Minto ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou comme l’exige la loi.

5.1 Dans certaines circonstances, une communication sans consentement est justifiée ou permise, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire ou d’une demande de la part d’un organisme chargé de l’application de la loi ou d’autres autorités gouvernementales, ou lorsque Minto croit, pour des motifs raisonnables, que la communication est nécessaire pour protéger les droits ou la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable.

5.3 Notez que vos renseignements personnels peuvent être transférés dans un territoire étranger pour y être traités ou stockés par Minto ou ses fournisseurs de services, y compris des sociétés d’hébergement de données. Ces renseignements peuvent être fournis aux organismes chargés de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de ce territoire, sur demande, afin de se conformer aux lois du territoire en question.

5.4 Minto ne vend pas et ne vendra jamais de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.

5.5 Les renseignements personnels peuvent être partagés entre les entités qui composent Minto à des fins de vérification interne, de gestion, de facturation, de promotion ou d’administration, y compris pour défendre et intenter des actions en justice.

5.6 Minto ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il le juge nécessaire pour atteindre les fins déterminées à l’article 2.1 ou aussi longtemps que la loi l’exige. Minto a établi des échéanciers en matière de conservation de renseignements. Le personnel doit respecter ces échéanciers et Minto les révise périodiquement selon ses besoins. La durée de conservation peut s’étendre au-delà de votre relation avec nous.

Principe 6 : Exactitude

Minto fait des efforts raisonnables pour que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Minto compte sur les personnes qui lui fournissent leurs renseignements personnels pour en assurer l’exactitude et leur caractère complet.

6.2 Minto a établi des procédures internes pour préserver l’intégrité des renseignements personnels reçus par les personnes conformément à des normes commerciales raisonnables.

6.3 Minto mettra à jour les renseignements personnels des clients lorsque cela s’avérera nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou sur notification de la personne.

Principe 7 : Mesures de sécurité

Minto protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.1 Grâce à des mesures de sécurité appropriées, Minto protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisés de ces renseignements.

7.2 Les mesures de protection comprennent des moyens matériels, organisationnels et techniques, y compris, mais sans s’y limiter :

l’accès aux locaux avec carte de sécurité ;
la restriction de l’accès des employés aux dossiers selon le principe du « besoin d’en connaître » ;
l’engagement en matière de confidentialité de la part de tous les employés ;
le verrouillage des renseignements personnels si nécessaire, de sorte qu’ils ne soient pas laissés sans surveillance à la vue de tous ;
des pares-feux, des logiciels de détection de logiciels malveillants, des mots de passe solides et des solutions logicielles pour la sécurité technique (notamment en veillant à ce que les renseignements ne soient recueillis sur les sites Web de Minto que cryptés à 128 bits suivant le protocole SSL (Secure Socket Layer) ; et
des révisions périodiques des initiatives de conformité en matière de protection de la vie privée.

7.3 Tous les employés de Minto ayant accès à des renseignements personnels sont tenus, comme condition d’emploi, de protéger les renseignements personnels qu’ils consultent ou qu’ils traitent. Les employés signent des accords de confidentialité et doivent suivre une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée.

Principe 8 : Transparence

Minto met à la disposition des personnes qui en font la demande des informations précises sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

8.1 Ces informations comprennent :

a) le nom, la fonction et l’adresse du responsable de la protection de la vie privée à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être acheminées ;

b) une description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède Minto ;

c) une description du genre de renseignements personnels que possède Minto, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés et de la façon dont ils sont communiqués ; et

d) une copie de la présente politique ou d’autres renseignements qui expliquent les pratiques de Minto en matière de traitement des renseignements.

8.2. Minto met à disposition, sur demande, des informations pour aider les personnes à exercer des choix concernant l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le personnel de Minto est en mesure de répondre aux demandes de renseignements concernant ses pratiques en matière de traitement des renseignements, et de faire suivre de manière appropriée au responsable de la protection de la vie privée de Minto les questions sans réponse ou les plaintes relatives à la protection de la vie privée.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

Minto informe toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concerne, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permet de les consulter. Il est également possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 Minto donnera à toute personne qui en fait la demande écrite une possibilité raisonnable d’examiner ses renseignements personnels tels qu’ils apparaissent dans les dossiers de Minto, que ce soit sous forme électronique ou sur papier. La demande écrite doit être suffisamment détaillée pour permettre à Minto de localiser adéquatement et efficacement les documents demandés.

9.2. Minto fournira à toute personne qui en fait la demande un compte rendu de l’usage qui a été fait de ses renseignements personnels et, dans la mesure du possible, indiquera la source des renseignements.

9.4 Minto répondra aux demandes d’accès dans un délai convenable et conformément aux délais prescrits par la législation pertinente.

9.6 En fonction de la quantité de renseignements demandés, des frais minimes peuvent être facturés pour couvrir les coûts associés à la demande. Minto informera la personne de ces frais avant de répondre à sa demande d’accès.

9.7 Minto doit rapidement corriger ou apporter les modifications nécessaires aux renseignements personnels dont la personne, ou son représentant légalement autorisé, a démontré avec succès qu’ils étaient inexacts ou incomplets. Toute contestation quant à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements doit être notée dans le dossier de la personne. Le cas échéant, Minto transmettra aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question, tout renseignement modifié ou toute information concernant une contestation non réglée.

9.8 Le droit d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels ou de les corriger est soumis aux restrictions légales applicables. Si Minto n’a pas la garde des renseignements personnels demandés ou doit refuser de fournir à une personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons légales, réglementaires ou autres, une explication lui sera fournie si autorisée.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne peut se plaindre du non-respect par Minto des principes énoncés dans la présente politique de protection de la vie privée en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée.

10.1 Minto a mis en place des procédures pour recevoir, examiner, répondre et donner suite aux plaintes et aux demandes de renseignement concernant sa politique et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.

10.2 À la suite d’une plainte, le responsable de la protection de la vie privée informera la personne plaignante de ce qui suit :

a) les résultats de l’enquête concernant la plainte ; et

b) toute mesure corrective appropriée que Minto appliquera pour répondre à la plainte, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et de ses procédures.

10.3 Il convient de noter que Minto est situé au Canada, pays pour lequel la Commission européenne a rendu une décision positive d’adéquation. Les renseignements personnels concernant un résident de l’UE peuvent être stockés sur un serveur de Minto à condition que Minto se conforme au règlement général sur la protection des données (UE 2016/679). En tant que responsable de traitement de données, Minto a pris les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD.

Pratiques sur le Web

Suivi de l’utilisation

Nos sites Web peuvent enregistrer automatiquement certaines informations générales sur votre visite afin que Minto puisse procéder à une analyse statistique du Web à l’aide de Google Analytics et d’autres services d’analyse du Web. Nous voulons nous assurer que nos sites sont utiles aux visiteurs et que notre publicité est ciblée de manière responsable, de sorte que les personnes reçoivent des informations correspondant à leurs besoins et à leurs intérêts. Les informations recueillies auprès des utilisateurs peuvent inclure :

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le type de navigateur que vous utilisez, comme Internet Explorer, Firefox ou Chrome ;
le type d’appareil utilisé pour accéder à nos sites Web ;
le type de système d’exploitation que vous utilisez, tel que Windows ou Macintosh ;
la date et l’heure de votre visite sur notre site, les pages de notre site que vous avez visitées et l’adresse du site Web précédent que vous avez consulté si vous avez accédé à notre site à partir d’un autre site Web ; et
la tranche d’âge, le sexe et les intérêts tels que déterminés par les indicateurs démographiques et d’intérêt générés par l’analyse d’audience.

En aucun cas, nous ne tentons de vous identifier personnellement en fonction de votre visite sur notre site. Si vous le souhaitez, vous pouvez refuser d’être suivi par un service d’analyse d’audience en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou, dans le cas de l’utilisation de Google Analytics par Minto, en obtenant le module complémentaire Google Analytics Opt-Out pour votre navigateur.

Les données recueillies à des fins d’analyse d’audience peuvent être traitées dans tout pays où l’organisme d’analyse d’audience utilisé par Minto exploite des serveurs, et peuvent être soumises à la législation en vigueur dans ce pays.

Témoins

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AUTRES NOTES IMPORTANTES CONCERNANT NOS PRATIQUES SUR LE WEB

LIENS EXTERNES

Minto propose des liens vers d’autres sites Web qui, selon nous, peuvent vous intéresser. Nous ne sommes pas responsables des pratiques exercées par ces autres sites en matière de protection de la vie privée. Nous vous invitons à lire les déclarations de confidentialité de chaque site Web qui vous demande des renseignements personnels.

MÉDIAS SOCIAUX TIERS

Les médias sociaux utilisés par Minto servent d’extension à sa présence sur Internet. Les comptes sur les médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés sur les serveurs de Minto. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Minto par le biais des médias sociaux doivent lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces fournisseurs de services tiers et celles de toute application utilisée pour y accéder.

NOTE SPÉCIALE POUR LES PARENTS

Minto prend au sérieux ses obligations dans le cadre du Children’s Online Privacy Protection Act en ce qui concerne la collecte de renseignements personnels auprès de personnes de moins de treize (13) ans. Les sites Web de Minto ne sont pas destinés aux enfants et nous demandons aux enfants de moins de 13 ans de ne pas donner de renseignements personnels par l’intermédiaire de nos sites.

SÉCURITÉ

Aucune méthode de transmission ou de stockage des données n’est sûre à 100 %. Par conséquent, bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez par l’intermédiaire des sites Web de Minto ou en relation avec ces sites. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous pensez que la sécurité de tout compte que vous pourriez avoir chez nous a été compromise), vous devez immédiatement nous informer du problème afin que nous puissions le résoudre rapidement. N’oubliez pas que le courrier électronique n’est pas une forme de communication sécurisée ; ne nous envoyez donc jamais de renseignements personnels à caractère sensible par courrier électronique.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée :

Si vous avez des questions sur cette politique ou sur les pratiques de Minto en matière de protection de la vie privée, ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée :

Responsable de la protection de la vie privée

Le Groupe Minto

200-180 rue Kent

Ottawa, ON, Canada

K1P 0B6

vie_privee@minto.com

* NOTE : Nous ne pouvons pas garantir la sécurité des communications par courrier électronique sur Internet.

RÉVISIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Les révisions entreront en vigueur dès leur publication sur les sites Web de Minto.

THE MINTO GROUP - PRIVACY POLICIES

PRIVACY POLICY – USA

Last Modified: June 28th, 2021

Introduction

At Minto, we respect your privacy and are committed to protecting it through our compliance with this Privacy Policy. Unless otherwise specified, the terms “Minto,” “we” or “us” refer to Minto Communities, LLC and its affiliated companies. However, please note that where a Minto company has individually adopted a different privacy policy, terms and conditions and/or legal disclaimers, such document will supersede this Privacy Policy for purposes of such Minto company.

This Privacy Policy describes the types of information we may collect from you or that you may provide when you visit the website mintousa.com (our "Website") and our practices for collecting, using, maintaining, protecting, and disclosing that information.

This Privacy Policy applies to information we collect:

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Please read this Privacy Policy carefully to understand our policies and practices regarding your information and how we will treat it. If you do not agree with our policies and practices, your choice is not to use our Website. By accessing or using this Website, you agree to this Privacy Policy and the Website Terms of Use available at https://www.minto.com/terms_of_use.html. This Privacy Policy may change from time to time (see the “Changes to Our Privacy Policy” section below). Your continued use of this Website after we make changes is deemed to be acceptance of those changes, so please check our Website periodically for updates to this Privacy Policy.

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